Neben den mandatsbezogenen Abläufen und Strukturen haben grundsätzliche Regelungen der Kanzleiorganisation einen entscheidenden Einfluß auf den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Wir nennen das die Hintergrundorganisation, die wir in diesem Untersuchungsabschnitt einer kritischen Prüfung unterziehen.

Organisation des Kanzleibetriebs

Hierbei handelt es sich beispielsweise um Fragen, die den rechtzeitigen Ausgleich von Personalausfällen betreffen, um zweckmäßige Urlaubsregelungen, Überlegungen zur Flexibilisierung der Arbeitszeit, Grundsätze einer funktionierenden Materialwirtschaft bis hin zur allgemeinen Kanzleiordnung.

Organisation der Geschäftsführung

Zu den organisatorischen Fragen, mit denen wir uns auf der Geschäftsführungsebene beschäftigen, gehört zum Beispiel die eindeutige Festlegung der Entscheidungswege innerhalb einer Sozietät. Das betrifft unter anderem die Ausschußbildung, den Sitzungsdienst, die Beschlußkontrolle und die Bestimmung der Schnittstelle zum Bürobetrieb.

Am Ende dieser Untersuchung sind sämtliche Pflichten in Ihrer Kanzlei fixiert und konkreten Personen zugeordnet. Und Sie wissen genau, wieviel personelle Kapazitäten Sie in quantitativer wie in qualitativer Hinsicht für ein professionelles Office-Management benötigen.

Die Standards moderner Büroorganisation

In diesem Untersuchungsabschnitt widmen wir uns ganz der optimalen Gestaltung von Arbeitsabläufen und der dafür erforderlichen Technik. Gerade bei Routinearbeiten wird erfahrungsgemäß viel Zeit verschwendet, die Sie letzen Endes immer teuer bezahlen müssen.

Optimale Ablauforganisation

Postbearbeitung, das Handling zur Wahrung von Fristen und Terminen, Abrechnung und Buchhaltung, Registratur - die meisten Arbeitsabläufe in der Kanzlei lassen sich straffen. Wir finden heraus, wie Such- und Wegezeiten sinnvoll auf ein erträgliches Maß verkürzt, wie Ablaufstörungen behoben, Leerlaufzeiten und Zwangspausen vermieden werden können.

Zeitgemäße Kommunikationstechnik

Wir stellen fest, welches Equipment Sie tatsächlich brauchen.

Dabei reichen unsere Überlegungen vom benutzerfreundlichen Registratursystem über geeignete Telefon- und Kopierdienste bis hin zum professionellen EDV-Management.

Welche Hardware, welche Software empfiehlt sich Ihren Anforderungen am besten? Wie ist es um Ihre Datenbankanbindung bestellt? Sind Sie für den Datentransfer bestens ausgerüstet? Wurden keine Sicherheitsaspekte vernachlässigt? - Auch das gehört zu unserer Beratungsleistung. Ebenso der notwendige Maßnahmenkatalog für Schulung und Fortbildung.

Als Ergebnis dieser Untersuchung präsentieren wir Ihnen die Soll-Arbeitsabläufe für Ihre Kanzlei. Dazu benennenwir spezifiziert die Technik und Geräte, die Sie dafür benötigen. Und: unsere gesamte Ablaufdarstellung ist ISO-konform!